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Tools für Freelancer gibt es wie Sand am Meer. Gerade beim Start als Freelancer kann man hier schnell den Überblick verlieren. Welches Programm war jetzt noch gleich das Beste für die Buchhaltung? Wie behält man bei all seinen Kundenaufträgen den Überblick?
Um vor allem während der Anfangszeit nicht den Überblick zu verlieren, ist die Verwendung eines Kalenders sehr zu empfehlen. Ein sehr gutes und kostenfreies Tool für den Start als Freelancer ist Google Calendar. Neben Deadlines zu Projekten können hier auch private Termine vermerkt werden. So kann nicht aus Versehen einmal ein Besprechungstermin angesetzt werden, obwohl in der gleichen Zeit eigentlich ein Zahnarzttermin ansteht.
Ob beim Start als Freelancer oder als alter Hase: Wichtig ist es vor allem, Kunden und Freelance-Aufträge zu akquirieren – hierfür eignen sich Plattformen wie UpWork, Fiverr oder Freiguide. Um bei neuen Kundenaufträgen den Überblick behalten zu können, ist ein entsprechendes Akquise Tool unerlässlich. Denn eine erfolgreiche Kundenakquise lebt davon, dass alle neuen Leads und Kunden schnell und einfach angelegt, bearbeitet und sortiert werden können. Mit anderen Worten: Der Datenbestand sollte jederzeit gepflegt und somit auch einsetzbar sein. Gut funktioniert das mit dem Akquisetool CentralStationCRM. Damit können Adressen und Kontaktdaten aus unterschiedlichen Quellen, beispielsweise Excel, Outlook, oder einem digitalen Adressbuch, mit wenigen Klicks importiert werden. Mit dem integrierten Lead-Management-Tool snapADDY können selbst Adressen aus Mails, Impressen oder Visitenkarten in das System übertragen werden. Selbst Anfragen über das eigene Online-Kontaktformular der eigenen Homepage werden automatisch in das Tool übermittelt. Damit bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Für Starter ist das Tool kostenlos.
Mit Buffer lassen sich mühelos Social Media Posts erstellen, die dann automatisch auf verschiedenen Netzwerken geteilt werden. Besonders nützlich für die tägliche Arbeit ist die Browser-Extension: Mit dem Klick auf den Buffer-Button im Browser, wird jede Website, auf der man sich gerade befindet, in Buffer gespeichert und zum späteren Teilen eingeplant. Dazu müssen nicht einmal mehr die jeweiligen Plattformen aufgerufen werden. Die Posts werden in Buffer in einem kleinen Fenster verfasst und abgespeichert – bis zur eigentlichen Veröffentlichung. So werden die verschiedenen Netzwerke immer mit neuen Inhalten befüllt, ohne dass dafür viel unbezahlte Arbeitszeit benötigt wird. Jedoch ist das Tool nicht ganz kostenfrei. Der Pro-Tarif kostet monatlich 15 US-Dollar. Damit können acht Social-Media-Profile gemanagt und 100 Posts monatlich geplant werden.
Hootsuite ist beim Start als Freelancer ebenfalls beim Managen der Social-Media-Kanäle. Neben dem zeitlichen Planen von Posts bis hin zur Datenanalyse ist alles möglich. Für nur 25 Euro monatlich können im Professional-Tarif zehn Social-Media-Profile betreut werden.
Das herkömmliche E-Mail-Programm eignet sich für die Organisation kleinere Projekte ganz gut. Doch auch beim Start als Freelancer kann bereits ein größeres Projekt anstehen. Dafür sind Tools wie Trello von Atlassian optimal. Durch die übersichtlichen Kacheln und Spalten kann das Projekt gut organisiert werden. Gerade bei der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teammitgliedern oder verschiedenen Prozessschritten ein wirklicher Vorteil. Ebenso wie das Definieren einer Deadline zu jeder Aufgabe und einer automatischen E-Mail-Erinnerung. Zu jeder Aufgabe können zudem Beschreibungen, Bilder oder Links beigefügt werden.
Auch wer gerade erst anfängt, als Freelancer durchzustarten, sollte sich schon ein passendes Tool für die Buchhaltung anschaffen. Gerade wer keine Mitarbeiter beschäftigt, kann dabei seine Buchhaltung einfach gestalten. Dafür ist das Tool Banana völlig ausreichend. Damit ist eine doppelte Buchführung möglich. Zudem ist das Tool in der einfachsten Variante kostenfrei. Somit schont es das noch geringe Budget – gerade beim Start als Freelancer. Je länger man aber im Geschäft ist, desto eher sollte man sich nach einer anderen Buchhaltungssoftware umsehen. Hier wäre sevDesk eine gute Alternative. Wer lieber weiterhin ein kostenfreies Tool verwenden möchte, kann aus diesen GoBD-konformen Programmen wählen:
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